یکی از مهمترین اقدامات در هر سازمانی در جهت برنامه ریزی برای نگهداشت نیروی انسانی خود انجام مصاحبه های خروج از کارکنان می باشد که نتایج و داده های حاصل از آن در جهت بهبود فرایند های منابع انسانی با هدف نگهداشت بهتر مفید و کاربردی خواهد بود. در رابطه با چیستی مصاحبه خروج مقالت و مطالب متعددی منتشر شده که بیشتر در جهت راهنمایی متخصصان منابع انسانی در انجام مصاحبه های خروج می باشد. اما مقالات اندکی از بعد راهنمایی برای کارکنان مستعفی یا جدا شده از سازمان پرداخته اند. بنابراین در این نوشته سعی شده است مطالب مرتبط با مصاحبه خروج در جهت کمک به کارکنان در نحوه مواجهه با این جلسات ارائه گردد. آنچه خواهیم گفت شامل::
چرا مصاحبه خروج از کار وجود دارد؟
در مصاحبه های خروجی چه انتظاری باید داشت؟
چقدر باید در مصاحبه خروج صادق باشید؟
در مصاحبه خروج چه باید گفت؟
آنچه نباید گفت؟
زمان جابه جایی و رفتن فرا رسیده است. شما به این نتیجه رسیده اید که در این موقعیت شغلی فعلی دیگر هدفی را دنبال نمی کند، بنابراین در جای دیگری نقش جدیدی را بر عهده می گیرید . اما قبل از اینکه نقش فعلی خود را ترک کنید، باید یاد بگیرید که در طول مصاحبه خروج چه بگویید.
مصاحبه خروج چیست؟
مصاحبه های خروج یک گفتگوی صریح بین کارفرمایان و کارمندان در حال خروج است که به او اجازه می دهد تا بازخورد سازنده ای در مورد آنچه کارفرما به خوبی انجام می دهد و جایی که می تواند بهبود یابد ارائه دهد. شاید شما فکر می کنید، “من قبلاً مصاحبه شغلی ام را انجام داده ام. آیا این کافی نیست؟» اما اینطور نیست. کارفرمای سابق شما چیزهای زیادی برای پرسیدن از شما دارد و بازخورد سازنده شما برای آینده آنها بسیار مفید است.
دانستن اینکه چگونه توضیح دهید که چرا شغل خود را ترک می کنید یک مهارت عالی است
ما بایدها و نبایدهای اساسی مصاحبه خروج را توضیح خواهیم داد و اینکه چرا باید همیشه سعی کنید با شرایط خوب آن را ترک کنید. اما قبل از بررسی آن، بیایید به هدف پشت مصاحبه های خروج و اینکه چرا شرکت ها آنها را دوست دارند، بپردازیم.
چرا مصاحبه خروج از کار وجود دارد؟
شرکت ها مصاحبه های خروجی را برای دریافت بازخورد سازنده زمانی که کارمندی شرکت را ترک می کند، انجام می دهند. هر کسب‌وکاری این کار را انجام نمی‌دهد، اما آن‌هایی که انجام می‌دهند بینش ارزشمندی در مورد چگونگی کار کارکنان در شرکت به دست می‌آورند.
شرکت ها می خواهند بدانند کارمند در مورد محیط کار، مدیریت، حجم کاری و موارد دیگر چه فکری می کند. به طور خلاصه، آنها می خواهند بدانند که چرا کارمندان در حال خروج به دنبال مشاغل جدید هستند. چرا نمی خواستند بمانند؟ چه چیزی موقعیت جدید آنها را بهتر از موقعیت فعلی آنها می کند؟ آیا این چیزی است که شرکت می تواند در حرکت رو به جلو آن را برطرف کند؟
مصاحبه خروج یک جریان ثابت از بازخورد را ارائه می دهدکه توضیح می‌دهد که چرا کارمندان می‌خواهند بمانند، چرا می خواهند موقعیت خود را ترک کنند و مهم‌تر از همه، چیزی را که شرکت باید تغییر دهد. کارمندان متعهد که احساس قدردانی می کنند، بیشتر در موقعیت فعلی خود باقی می مانند. اما اگر کارمندان درگیر نیستند یا احساس می کنند که مورد تقدیر قرار نمی گیرند، شرکت باید بداند که مسیر را اصلاح کند.
شاید بسیاری از کارمندان اخیراً کار را ترک کرده باشند ، و بیشتر آنها گفته اند که دلیل آن هدر رفتن وقت و استعدادشان در محل کار است.، یا فرهنگ شرکت باعث نمی شود آنها احساس کنند که در آن شرکت مورد توجه نبوده اند. مصاحبه های خروجی این را مورد توجه قرار می دهد و به شرکت ها اجازه می دهد تا شرایط کاری را برای کارکنان فعلی و جدید بهبود بخشند که برای رشد عالی است.
در مصاحبه های خروجی چه انتظاری باید داشت
در مورد مصاحبه خروج خود خیلی عصبی نباشید. مانند هر مصاحبه شغلی، شما می خواهید با پاسخ های خود دقیق و صادق باشید. با این حال، شما در حال ترک شرکت هستید، بنابراین می توانید در مورد آنچه که از آن لذت نمی بردید صادق باشید. فقط با بازخورد خود هیچ پلی را نسوزانید.
اگر قبلاً هرگز مصاحبه خروج انجام نداده اید ، اشکالی ندارد که کمی عصبانیت را احساس کنید. اما دانستن اینکه در یک مصاحبه خروج چه انتظاری دارید به کنترل تمرکز شما کمک و عدم اطمینان شما را کاهش دهد.
هنگامی که یاد می گیرید چگونه برای مصاحبه های خروج آماده شوید، به دانستن اینکه چه نوع سؤالاتی از شما پرسیده می شود کمک می کند. داشتن نمونه ای از سوالات مصاحبه خروجی به شما کمک می کند تا به طوفان فکری بپردازید و پاسخ های مشخصی را آماده کنید.
همچنین باید بدانید که منابع انسانی معمولاً این مصاحبه ها را به صورت جلسات فردی انجام می دهند . اما در برخی شرایط، مدیر تیم شما یا تیم دیگری ملحق می شود. همچنین می‌توان این کار را شخصاً در آخرین روز حضور در دفتر یا از طریق تماس تلفنی یا ویدیویی انجام داد.
هشت سوال رایج در مصاحبه خروج
- چرا شرکت را ترک می کنید؟
- چه چیزی باعث شد که به دنبال موقعیت دیگری باشید؟
- چه چیزی به شما کمک کرد کارتان را به خوبی انجام دهید و چه چیزی مانع آن شد؟
- چه توصیه هایی برای استخدام کارمندان جدید دارید؟
- نسبت به همکاران و مدیران سابق خود چه احساسی دارید؟
- آیا از طرف تیم و/یا مدیران خود احساس قدردانی کردید؟
- بهترین بخش های کار در این سمت چه بود؟
- سخت ترین قسمت کار در این موقعیت چه بود؟
چقدر باید در مصاحبه خروجی صادق باشید؟
رعایت صداقت در محل کار به معنای صادق بودن در محل کار حتی زمانی که شما در حال رفتن هستید. هدف مصاحبه خروج کمک به حفظ کارکنان و درک بهتر پویایی تیم است. مصاحبه خروج اگر به وضوح و محترمانه انجام شود، فرصتی برای ارائه بازخورد صادقانه است، اما اگر چه غیرحرفه ای و نامناسب انجام گردد می توانید بازخورد منفی ارائه دهد.
این مصاحبه ها زمان تخلیه خشم و احساسات سرکوب شده شما نیز نیست. صداقت در محل کار اساسی است، اما شما باید محترمانه و سازنده باقی بمانید. حتی اگر این همکاران به اعضای تیم یا مدیران سابق تبدیل شوند، سزاوار احترام هستند.
حفظ این روابط و کمک به بینش خود نیز کلید شبکه سازی است. مطالعات نشان داده اند که شبکه سازی به افراد کمک می کند تا احساس ارتباط با یکدیگر را داشته باشند. آنها به عشق خود به کار یا صنعت خود پیوند می خورند، بنابراین از نظر شخصی و حرفه ای لذت بخش است.
حواس‌تان به حرف‌هایتان باشد، حتی اگر به دلایل منفی ترک می‌کنید. شاید کار را خیلی هدفمند نمی‌دانید یا فرصت جدیدتان با مهارت‌های شما سازگارتر است. از لحن یکنواخت و دوستانه استفاده کنید و از مثال یا واژگانی استفاده کنید تا از تندخویی و ارائه نکات صریح منفی با حالت بی ادبی اجتناب کنید.
کارفرمای سابق شما می‌خواهد انتخاب شما برای ترک را درک کند، بنابراین زمانی را برای بیان نحوه توصیف تجربیات خود اختصاص دهید. از ذکر اعداد، آمار یا تاریخ دقیق در هنگام پاسخ دادن به سوالات برای ارائه زمینه بهتر نترسید.
ارائه بازخورد صادقانه ممکن است سخت یا گیج کننده باشد. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند در مصاحبه خروجی خود صادق تر باشید اما همچنان محترمانه باشید:
- اغراق نکنید و داستان ها یا احساسات را غیر واقعی بیان نکنید
- رک باشید و معما نگویید
- از قبل زمانی را برای انعکاس تجربه خود اختصاص دهید
- در خودآگاهی خود فرو برویدو هوش هیجانی را در نظر بگیرید که چگونه این اطلاعات دریافت خواهد شد
- از زبان آزار دهنده یا توهین آمیز خودداری کنید
- به این فکر کنید که اگر از فردا این شغل را شروع می کردید، می خواهید چه چیزی متفاوت باشید
- مثال‌های عینی از نکات منفی و مثبت را برای تکیه کردن در مصاحبه در نظر بگیرید
در مصاحبه خروجی چه باید گفت؟
شما این فرصت را دارید که در مصاحبه خروجی خود چیزهای زیادی بگویید، اما چند چیز باید برای شما برجسته باشد. برخی از اطلاعات برای کارفرمایانی که در جهت بهبود محیط کار تلاش می کنند مفید تر و کاربردی هستند، بنابراین در اینجا چهار نکته در مصاحبه خروجی وجود دارد که باید برجسته شوند:
1. دلیل شما برای ترک شغل
پس چرا میری؟ چه چیزی باعث شد که نامه استعفای خود را بنویسید؟ برای توضیح دلیل رفتنتان وقت بگذارید موقعیت فعلی شما با جزئیات شاید شما تصمیم گرفته اید که رئیس خود باشید, احساس الهام گرفتن برای تغییر شغل کنید یا شغلی می خواهید که به شما امکان می دهد از راه دور کار کنید . اما از چیزهای نه چندان مثبت مانند تجربه فرسودگی شغلی یا مبارزه با تعادل بین کار و زندگی خود دوری نکنید
2 . رضایت از کار به عنوان یک کل
به تصویر بزرگ اینجا فکر کنید. به این فکر کنید که چقدر از مدیریت راضی بودید. آیا مردم به‌عنوان رهبران واقعی عمل می‌کردند، یا به جای انجام کار، در رسانه‌های اجتماعی حرکت می‌کردند؟ به مزایای شغلی فکر کنید که دریافت کردید و اگر به اندازه کافی از شما حمایت کردندآن ها را در نظر بگیرید که این موقعیت چگونه به فرصت های شغلی آینده شما کمک می کند. آیا به آرزوهای شغلی شما کمک کرده یا آنها را محدود کرده است؟
3. آنچه در شرکت از آن لذت می برید
به این فکر کنید که هر روز صبح چه زمانی وارد محیط کار می شوید. به فرهنگ شرکت و هدف کار خود فکر کنید. آیا محیطی دلپذیر بود یا از آمدن به سر کار بی میل شدید؟ به ماموریت، ارزش ها و اهداف شرکت فکر کنید. ارزش های کاری شما چگونه با آن ها همخوانی داشت؟ فراموش نکنید که برخی از لحظات مثبت و پیروزی های مهم تیم خود را برجسته کنید.
4 . توصیه های شما برای آینده
پس از تمام تفکرات خود، چند توصیه ملموس را به کارفرمای سابق خود بیان کنید. احتمالاً این بخشی از مصاحبه خروج شماست که کارفرمای سابق شما بیشتر به آن توجه خواهد کرد. با در نظر گرفتن صداقت، اجازه دهید ایده های تان شناخته شوند. آیا ایده ای دارید که چگونه برنامه ریزی می تواند بهتر عمل کند؟ آیا برخی از مسئولیت های شغلی شما باید متعلق به فردی در بخش دیگری باشد؟ سخنان شما احتمالاً بر کارمندان فعلی و آینده تأثیر می گذارد.
5. آنچه نباید گفت
هنوز هم ارزشمند است که بدانید در یک مصاحبه خروجی چه چیزهایی را نباید بگویید تا تصادفاً زیاده روی نکنید. گاهی احساساتی می شوید و چیزهایی را که نباید بیان می کنید. ممکن است ندانید که چگونه احساسات خود را به طور مؤثر بیان کنید. اما یادگیری آنچه که نباید بگویید به شما کمک می کند تا افکار خود را سازماندهی کنید و در بازخورد سازنده خود عمدی تر باشید.در اینجا سه مورد وجود دارد که باید در مصاحبه خروجی خود از بیان آنها اجتناب کنید:
1- نظرات ناپخته
آیا شخصی به طور مداوم جای پارک شما را می دزدید یا همیشه در جلسات خیلی بلند صحبت می کرد؟ نظرات کوچک مفید نیستند. بدگویی ممکن است برای یک دقیقه احساس خوبی داشته باشد، اما این بازخورد مفیدی برای کارفرمای سابق شما نخواهد داشت. مصاحبه خروج شما فرصتی برای کمک به بهبود شرکت سابق شما است، بنابراین بازخورد خود را سازنده، معنادار و بالغ نگه دارید.
2- . به موقعیت جدید خود ببالید
شما کاملاً می خواهید در مورد دلیل ترک خود صادق باشید، و اگر به این دلیل است که موقعیتی کسب کرده اید که سود بهتری دارد یا احساس هدفمندی بیشتری دارد، آن را بگویید. اما نیازی نیست نیمی از مصاحبه را صرف این بکنید که فرصت جدیدتان چقدر شگفت انگیز است. اگر این دو شغل را با هم مقایسه می کنید، توضیح دهید که چگونه شرکت قدیمی شما می تواند پیشرفت کند تا به همان اندازه شغل جدید شما مطلوب باشد.
3- نظرات بی ادبانه و غیرحرفه ای
هرگز حرفه ای بودن خود را فراموش نکنید. مصاحبه خروج شما زمان آن نیست که از همکاران سابق خود انتقاد کنید یا در مورد اینکه چقدر از یکی از مدیران خود متنفر بودید صحبت کنید. کار زبانی خود را مناسب نگه دارید و به یاد داشته باشید که احساسات دیگران را در ذهن داشته باشید. بازخورد صادقانه شما مورد استقبال قرار می گیرد، اما نه زمانی که نسبت به دیگران توهین آمیز باشد.
دانستن اینکه در طول مصاحبه خروج چه بگویید به شما کمک می کند تا روابط کاری خوبی با تیم فعلی خود حفظ کنید. پایان دادن به دوران تصدی خود در این شرکت با یک نکته مثبت، درها را برای شبکه های آینده، مربیگری یا فرصت های شغلی باز نگه می دارد.
وقتی زمان خداحافظی با همکاران و مدیرانتان فرا رسید، به یاد داشته باشید که صادق باشید و برای رشد خود و شرکت سابقتان ارزش قائل باشید.
نوشته شده توسط: سعید زمانپور
