صدای کارمند چیست؟ نکاتی برای پیاده سازی صدای کارمند

برنامه صدای کارمند به کارکنان فرصت می دهد تا نظرات خود را با سازمانشان در میان بگذارند. سپس شرکت می تواند بر اساس بازخورد (کارکنان) عمل کند و با در نظر گرفتن اهداف کسب و کار، محل کار بهتری را برای کارکنان خود ایجاد کند. چگونه می توانید از برنامه صدای کارمند در سازمان خود بهره مند شوید؟  در ادامه بررسی خواهیم کرد.

صدای کارمند چیست؟

صدای کارمند (VoE) فرآیندی سیستماتیک است که برای کشف و ارزیابی نگرانی‌ها یا مشکلات کارکنان که بر کل رابطه کارفرما و کارمند تأثیر می‌گذارد، طراحی شده است. در این فرآیند، کارکنان می توانند صادقانه نیازها، آرزوها، امیدها و ترجیحات خود را بیان کنند، بدون اینکه با پیامدهای منفی در محل کار مواجه شوند.

سازمان‌ها داده‌های مرتبط با صدای کارمند را از طریق نظرسنجی‌های کارکنان، سیستم‌های بازخورد، نرم‌افزار تعامل کارکنان، و همچنین گفتگوها و بحث‌های یک به یک جمع‌آوری می‌کنند. سپس داده ها را برای شناسایی مسائل و نقاط بهبود تجزیه و تحلیل می کنند. به عبارت دیگر، هدف این است که بر اساس یافته ها برای بهبود روابط کاری، فرآیندهای تجاری و کل سازمان عمل شود.

چرا صدای کارمند مهم است؟

ایجاد یک برنامه صدای کارمند ممکن است کار دشواری باشد اما دارای مزایایی می باشد که باید در نظر گرفت:

1. درک محیط کار از دیدگاه کارکنان

کارمندان وقتی سوال می پرسند بیشتر در مورد نقش، تیم و سازمان خود می آموزند. گاهی این موضوع بالعکس می باشد – کارفرمایان نیز زمانی که در مورد درک کارکنان از محیط کار وقتی سؤال می پرسند، یاد می گیرند.

به همین دلیل است که باید به کارمندان خود قدرت دهید تا آنچه را که در ذهن خود دارند بگویند. به عنوان مثال، آنها باید تشویق شوند تا پیشنهاداتی ارائه دهند که فکر می کنند به عملکرد بهتر در کار یا بهبود سطح بهره وری تیم کمک می کند.

VoE (صدای کارمند) بر ایجاد کانال های ارتباطی بین مدیران و کارکنان برای افزایش تجربه کارکنان تأکید دارد.

2. تقویت مشارکت کارکنان

یکی از مزایای قابل توجه داشتن برنامه صدای کارمند، افزایش مشارکت کارکنان است. کارمندانی که احساس می کنند بازخورد آنها جدی گرفته می شود و به ایجاد یک محل کار بهتر کمک می کند، مشارکت بیشتری دارند. مشارکت کارکنان عملکرد کسب و کار را بهبود می بخشد. فروش افزایش می یابد، درآمد رشد می کند و فرهنگ شرکت افزایش می یابد. علاوه بر این، کارکنان متعهد پنج برابر کمتر در معرض تعارض در محل کار قرار می گیرند.

3. افزایش نگهداشت کارکنان

حفظ کارکنان زمانی افزایش می‌یابد که میزان رضایت کارکنان بالا باشد.   رضایت کارمندان می تواند تا حد زیادی به داشتن صدای آنها و شنیده شدن آنها بستگی داشته باشد، خواه در مورد ایده ای باشد که داشته اند یا در مورد شکایتی که باید مطرح کنند.

بسیاری از تحقیقات نشان می‌دهند که کسب‌وکارهایی با شیوه‌های ارتباطی سالم (گفت‌وگوی سالم بین مدیران و گزارش‌های مستقیم) نرخ جابجایی کارکنان خود را کاهش می‌دهند.

4. موثرتر کردن فرآیندها

بازخورد کارمندان شما را قادر می سازد ناکارآمدی ها را کشف کنید و فرآیندهای خود را برای موثرتر طراحی مجدد کنید.

کارمندان می‌توانند مشاهدات ارزشمندی در مورد اینکه چه فرایندی درست اسن و کدام فرایند به اشتباه در حال انجام است داشته باشند، فرایند هایی مانند استخدام، برنامه ریزی نیروی کار، مدیریت عملکرد، پیشرفت شغلی یا سایر فعالیت‌های منابع انسانی.

فرض کنید برنامه Voice of the Employee شما شامل یک نظرسنجی پس از ورود به سیستم است که در آن از استخدام کنندگان جدید خود در مورد تجربه حضور در هیئت مدیره سوال می کنید. تجزیه و تحلیل نتایج نظرسنجی نشان می دهد که کارمندان شما جهت گیری شغلی روز اول را گیج کننده و اطلاعات ناکافی می دانند. این یک سیگنال برای شما است که فرآیند جهت گیری شغلی خود را مرور کنید و تغییرات را اعمال کنید.

5. بهبود تجربه مشتری

کارمندان مستقیماً به طرق مختلف با مشتریان در تعامل هستند. و این تعاملات بینشی در مورد خواسته ها، انتظارات، رضایت مشتری و غیره ارائه می دهد.

جمع آوری این بینش از کارمندان می تواند به سازمان ها کمک کند تا مشتریان خود را بهتر درک کنند و می توانند کارکنان خود را برای خدمت رسانی مناسب به آنها تجهیز کنند.

نحوه اجرای صدای کارکنان

هنگامی که تصمیم به راه اندازی برنامه VoE خود گرفتید، موارد زیر را برای استفاده حداکثری از آن در نظر داشته باشید:

1. اهداف برنامه VoE خود را تعیین کنید

قبل از راه اندازی برنامه صدای کارمند، ابتدا باید اهداف خود را تعیین کنید.

از خود بپرسید که می خواهید به چه چیزی برسید.

به عنوان مثال، ممکن است بخواهید استراتژی مزایای کارکنان خود را بهبود بخشید ، یا هدف شما ممکن است طراحی مداخلاتی برای ارتقاء فرهنگ سازمانی شما باشد. بر این اساس، نحوه جمع آوری داده ها و سؤالاتی که می پرسید متفاوت خواهد بود.

2. نحوه اندازه گیری صدای کارکنان را تعیین کنید

داده های برنامه VoE خود را چگونه جمع آوری می کنید؟

نظرسنجی از کارمندان رایج ترین روش جمع آوری و تجزیه و تحلیل صدای کارمند با داده های کمی است:

• نظرسنجی های مشارکت کارکنان سوالاتی را مطرح می کند که مشخص می کند کارکنان چقدر نسبت به شرکت هایشان در دستیابی به اهدافشان متعهد هستند.
• نظرسنجی رضایت کارکنان، وضعیت فردی که از شغل خود لذت می برد را تحلیل می کند.
• بررسی‌های خروج کارکنان به کارفرمایان کمک می‌کند تا بفهمند چرا کارمندان شرکت را ترک می‌کنند.

به غیر از نظرسنجی (کارکنان)، شما همچنین می توانید داده های کمی و کیفی را از طریق پلتفرم های تعامل جمع آوری کنید. روش های مختلفی برای جمع آوری داده های کیفی وجود دارد.

برای مثال، می‌توانید بحث‌ها و مصاحبه‌های گروهی متمرکز با کارکنان را برای جمع‌آوری بازخورد کیفی‌تر و برجسته کردن موضوعات کلیدی انجام دهید. همچنین می توانید جلسات انفرادی با تیم رهبری ترتیب دهید. چنین تعاملاتی مدیران را قادر می‌سازد تا یک فرد را عمیق‌تر درک کنند و بر اساس تجربیات خود توصیه‌های شخصی‌سازی شده نسبت به آنان ارائه دهند.

یک شرکت تدارکات هواپیمایی تالار گفتمان کارمندان ایجاد کرد «که در آن نمایندگان کارکنان می‌توانستند مسائل را مستقیماً با اعضای کارکنان سطوح ارشد مطرح کنند.

گزینه دیگر ایجاد یک هیئت مدیره کارمندان با عضویت های چرخشی است که در آن پیشنهادات ارائه می شود. همچنین می توانید یک کارگروه کارمند برای جستجوی چالش های فعلی که کسب و کار شما با آن مواجه است راه اندازی کنید.

رویکرد دیگر این است که مدیران به کارمندانی که بهترین عملکرد را دارند اجازه حضور در جلسات مدیریتی را بدهند. با این کار چنین کارمندانی را تشویق کنید تا ایده های نوآورانه خود را به مدیریت ارشد ارائه دهند. همچنین می‌تواند دیگران را تشویق کند تا در کارشان خوب عمل کنند تا در چنین فرآیند تجاری سطح بالایی شرکت کنند.

می‌توانید از کانال‌های دیگر مانند پست‌های رسانه‌های اجتماعی، ایمیل‌ها و حتی کانال‌های ارتباطی داخلی به صورت ناشناسدر جهت دریافت بازخورد از همکاران استفاده نمایید و داده های آن را دریافت کنید.

3. سوالات مربوطه را آماده کنید

در برنامه VoE یا همان صدای کارمند می توانید از سوالات باز و بسته استفاده کنید.

استفاده از سؤالات بسته با مقیاس عددی (مثلاً 1-5) بینش سریعتر و ساده تری ایجاد می کند. همچنین به دریافت داده های کمی و قابل اندازه گیری کمک می کند.

از سوی دیگر، سؤالات باز تصویر واضح تری از افکار و احساسات کارمندان شما ارائه می دهند که پاسخ های نه/بله نمی توانند ارائه دهند.

برای دستیابی به بهترین نتایج، ترکیب هر دو نوع سؤال توصیه می شود. همانطور که گفته شد، انواع مختلفی از نظرسنجی کارکنان وجود دارد. نمونه های زیر از سوالات نظرسنجی کارکنان را بررسی کنید:

 

رضایت کارکنان: 

• آیا در کار خود هدف ها را جستجو می کنید؟
• آیا فکر می کنید شرکت شما فرصت کافی برای ارتقاء و پیشرفت شغلی را فراهم می کند؟
• به نظر شما چه ابزار و فناوری هایی برای انجام بهتر کارتان نیاز دارید؟
• آیا احساس می کنید شغل شما تا حد امکان از مهارت ها و توانایی های شما استفاده می کند؟
• چقدر از محل کارتان راضی هستید؟

 

تعهد شغلی:

• آیا سرپرست شما هنگام انجام یک کار خوب از شما تعریف می کند؟
• آیا فکر می کنید فرآیند ارزیابی کارکنان منصفانه است؟
• آیا همکاران شما پذیرای پیشنهادات شما هستند؟
• آیا احساس می کنید میزان کاری که به شما محول می شود عادلانه و منصفانه است؟
• چگونه شرکت شما از تعادل سالم کار و زندگی حمایت می کند؟

 

خروج کارمند:

• پس از استخدام چقدر نقش شغلی تغییر کرد؟
• بهترین و بدترین بخش کار شما چه بود؟
• نسبت به دریافت بسته جبران خدمات (پرداخت + مزایا + هرگونه حقوق صاحبان سهام) در مقایسه با سایر شرکت ها چه احساسی داشتید؟
• چرا شرکت را ترک می کنید؟
• در مقیاس 1-10، چقدر احتمال دارد که سازمان را به خانواده/دوستان خود توصیه کنید؟

 

1. 4. داده های خود را به طور منظم جمع آوری کنید

برنامه VoE شما نباید یک ابتکار یک بار مصرف باشد. درعوض، جمع آوری داده ها را در فواصل زمانی منظم، به طور ایده آل هر سه ماه یکبار یا هر شش ماه یکبار برنامه ریزی کنید.

به عنوان مثال، دفتر سوئدی Nexans، یک شرکت جهانی در صنعت کابل و فیبر نوری، یک نظرسنجی هفتگی چهار سوالی را انجام می دهد . نتایج در یک گزارش جمع آوری می شود که مدیریت به صورت هفتگی در مورد آن بحث می کند. این برنامه VoE به آنها کمک کرده است تا رضایت کارکنان را افزایش دهند.

به عبارت دیگر، ضروری است که هر زمان که نظرسنجی انجام می دهید، کسب و کار و اهداف خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، باید اطمینان حاصل کنید که داشتن نظرسنجی های هفتگی یا ماهانه منجر به خستگی  در انجام نظرسنجی نمی شود.  همچنین، شما می خواهید بدانید که کارکنان شما پس از اجرای نظرسنجی نسبت به آن چگونه فکر می کنند.

5. کارکنان را به مشارکت تشویق کنید

پاسخ دادن به نظرسنجی‌ها پس از ساعات طولانی در دفتر می‌تواند برای کارمندان غیر جذاب باشد. اینجاست که توضیح می دهید چرا مهم است که آنها شرکت کنند و آنها را تشویق کنید تا مشارکت کنند.

مشوق ها فقط به معنای پول نقد نیست. یک راه ساده برای پاداش دادن به فرآیند بازخورد این است که به کارکنان نشان دهیم که مدیران بر اساس پاسخ های نظرسنجی اقدام می کنند.

هنگامی که کارکنان احساس کنند رهبران به نگرانی های آنها عمل می کنند، متوجه می شوند که آنچه حاصل این نظرسنجی هاست ارزش تلاش را دارد و در دفعات بعدی انگیزه بیشتری برای مشارکت خواهند داشت.

Nexans نتایج نظرسنجی هفتگی را با کل شعبه به اشتراک می‌گذارد که به آنها کمک کرده است تا نرخ پاسخ‌دهی به نظرسنجی خود را به 93 درصد برسانند.

6. داده ها را تجزیه و تحلیل کنید

هنگامی که داده ها را جمع آوری کردید، تجزیه و تحلیل خود را انجام دهید.

همانطور که قبلاً اشاره کردیم، برنامه های  صدای کارمند (VoE)  از فرآیندهای مختلفی برای جمع آوری و تجزیه و تحلیل بازخورد کارکنان استفاده می کنند. منابع داده شامل نظرسنجی، اظهارات کارکنان، ارزیابی عملکرد، انجمن های کارکنان، شبکه های اجتماعی، گروه های متمرکز و مصاحبه های خروج است.

اگر اطلاعات بدون ساختار و مبتنی بر متن را تجزیه و تحلیل می کنید، فناوری پردازش زبان طبیعی (NLP) را در نظر بگیرید که پردازش و تجزیه و تحلیل محتوای متن را خودکار می کند تا آن را قابل مدیریت و ساختارمند کند. تجزیه و تحلیل داده های کیفی تولید شده از سؤالات باز مانند شکایات، نظرات و احساسات، نتیجه عمیق تر و ظریف تری ایجاد می کند.

فناوری NLP از استخراج موضوع، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل احساسات، خوشه بندی و پروفایل برای گوش دادن، تجزیه و تحلیل و اندازه گیری بازخورد کارکنان استفاده می کند.

استفاده از یک نرم افزار تجزیه و تحلیل VoE مبتنی بر NLP مانند Lexalytics Intelligence Platform به شما این امکان را می دهد که چنین بازخوردهای متنی کارکنان را در عرض چند دقیقه با به اصطلاح تحلیل احساسات تجزیه و تحلیل کنید. منابع انسانی می تواند از این نرم افزار برای تصمیم گیری بهتر در مورد آموزش، جبران خدمات، محیط کار و غیره استفاده کند.

یکی دیگر از ابزارهای VoE، WorkTango ، به مدیران اجازه می دهد تا برای ادامه گفتگو به نظرات کارمندان پاسخ دهند. آنها همچنین پیشنهاداتی را بر اساس نمرات نظرسنجی کارکنان در مورد سؤالات کلیدی ارائه می دهند. ابزار مبتنی بر داده آنها همچنین به کارفرمایان این ایده را می دهد که کدام دسته از سؤالات به طور قابل توجهی بر امتیاز کلی شرکت تأثیر می گذارد.

مثال

یک مثال تجزیه و تحلیل دلایل خروج از بررسی های مصاحبه های خروج است. در یک نظرسنجی، معمولاً فضا برای کارمندان در جهت بیان دلایل جابه جایی وجود دارد. اکثر دپارتمان های منابع انسانی این نوع ساختار نابسامان را به درستی تجزیه و تحلیل نمی کنند.

شرکت MeaningCloud با تجزیه و تحلیل بر اساس داده‌های مصاحبه خروج، تصمیم به تجزیه و تحلیل علل جابجایی کارمندان یا «فرار استعداد» در شرکت کرد. برخی از سوالاتی که شرکت می خواست به آنها پاسخ دهد عبارتند از:

• آیا رفتار شرکت نسبت به نیرو های تازه وارد غیر دوستانه است؟
• آیا افرادی که پس از چندین سال شرکت را ترک می کنند، پیشرفت شغلی خود را آنطور که انتظار داشتند نمی بینند؟

MeaningCloud  از یک مدل طبقه بندی استفاده کرد که در آن متنی را به یک یا چند دسته در یک طبقه بندی از پیش تعریف شده اختصاص داد. اساساً آنها توانستند دلایل ترک را به شرح زیر دسته بندی کنند:

شغل بهتر

حقوق بالا

بهبود حرفه ای

تعادل کار و زندگی

کسب تجربه جدید

یادگیری زبان

حجم کار

مرخصی

محیط شغلی

تعارض در کار

سیاست ها و رویه ها

دلایل شخصی

در اینجا چند بینش وجود دارد که MeaningCloud توانست از تجزیه و تحلیل به دست آورد:

• کارمندانی که کمتر از 12 ماه در شرکت بوده اند از نبود ارتباط بین تیم ها و سازمان شکایت داشتند.
• کارمندانی که یک تا سه سال در شرکت بوده اند، حقوق و فرصت های رشد را به عنوان عوامل منفی ذکر کردند.
• کارکنان کهنه کار در شرکت می گویند نقاط ضعف انگیزه کارکنان، تخصص همکاران و حقوق است.

7. اقدام کنید

پس از تجزیه و تحلیل نتایج و نتیجه گیری، زمان اقدام فرا رسیده است.

ابتدا ایده هایی را مطرح کنید سپس شروع به اجرای آنها کنید. به عنوان مثال، بر اساس نتایج تجزیه و تحلیل فوق، شرکت مورد نظر می تواند استراتژی های نگهداشت کارکنان را برای مراحل مختلف چرخه زندگی کارکنان طراحی کند . این می تواند بر ارتباطات داخلی به ویژه با استخدام های جدید و بهبود فرصت های رشد برای کارکنان با تجربه باشد.

سپس این فرآیند را تکرار کنید – تجزیه و تحلیل VoE خود را انجام دهید و بر اساس یافته های خود پیشرفت های جدیدی طراحی کنید.

Voice of the Employee (صدای کارمند)  ابزاری عالی برای آشکار کردن نیازها و ترجیحات کارمندان شما، حل مسائل محل کار قبل از وقول مشکل و ایجاد یک محیط کاری فراگیر و سازنده است.

نوشته شده توسط: سعید زمانپور

منبع: .aihr.com