هنگامی که ارائه بازخورد به خوبی اجرا شود، انواع خاص آن می تواند عملکرد کارکنان را بهبود دهد و موجب افزایش اشتیاق آن ها شود. ورودیهایی که رفتارهای مولد را تشویق میکنند و محدودیتها را برطرف میکنند، افراد را قادر میسازد تا بیشتر از آنچه برایشان تعریف شده تلاش کنند و بیشتر رشد کنند.
بر اساس داده های ارائه شده توسط هاروارد بیزینس ریویو در مورد نگرش کارکنان نسبت به بازخورد، آنها نسبت به آن بسیار مشتاق هستند به صورتی که 72 درصد در پاسخ به این سوال که چه چیزی در حرفه آنها مفیدتر بوده است، اظهار داشتند که اگر بازخورد اصلاحی از مدیران خود دریافت کنند، عملکردشان بهبود می یابد.
منابع انسانی می تواند در حصول اطمینان از اینکه بازخورد باکیفیت در سرتاسر سازمان صورت می گیرد، رهبری کند. این مقاله به چیستی بازخورد در محل کار، چرایی اهمیت آن، انواع مختلف بازخورد و نکاتی برای ارائه موثر آن میپردازد.
بازخورد در محل کار چیست؟
بازخورد در محل کار فرآیند ارائه مشاهدات و پیشنهادهایی است که رفتار خوب را تقویت می کند و به زمینه های بهبود اشاره می کند تا به کارکنان کمک کند عملکرد خود را افزایش دهند.
رهبران باید تصمیمات جدید و راهنماییهای مستمر عملکرد را برای ایجاد یک رابطه خوب با اعضای تیم و حفظ آنها در مسیر موفقیت ارائه دهند. بازخورد موثر کاری را که کارکنان به درستی انجام می دهند تشویق می کند و هر چیزی را که آنها را به سمت اشتباه سوق می دهد اصلاح می کند.
اهمیت ارائه بازخورد موثر
استفاده از روشهای بازخورد مؤثر در استراتژی مدیریت عملکرد، توسعه کارکنان را تقویت میکند. مزایایی که این پشتیبانی برای سازمان ایجاد می کند عبارتند از:
- روابط قویتر: گفتگوی باز درباره عملکرد، روابطی را ایجاد میکند که در آن صداقت و آسیبپذیری قابل قبول است. گرفتن و دریافت بازخورد راحت به افراد این امکان را می دهد که در مورد تعارضات خود باز باشند، از تعارض اجتناب کنند و احساس کنند بیشتر با یکدیگر در ارتباط هستند. دانستن اینکه نقاط قوت آنها نیز به رسمیت شناخته می شود، باعث ایجاد اعتماد می شود.
- کار متمرکز: وقتی کارمندان از میزان برآورده کردن انتظارات آگاه باشند، میتوانند روی قوی ماندن تمرکز کنند یا روی چیزهایی که برای بهبود نیاز دارند کار کنند. این کار از هدر رفتن تلاش جلوگیری می کند و خطاها را کاهش می دهد.
- رشد کارکنان: جلسات بازخورد به کارکنان توجه فردی و فرصت شنیده شدن را می دهد. آنها همچنین یاد می گیرند که دیگران چگونه آنها را درک می کنند و می توانند شروع به درک بهتر خود کنند. این نوع محیط پرورشی اجازه می دهد تا بینش افراد نسبت به بازخوردها همسو با اهداف کسب و کار باشد و آنها را تشویق می کند تا خودشان را برای دستیابی به موفقیت های بیشتر تحت فشار قرار دهند.
- تعامل بهتر کارکنان: صرف زمان برای ارائه بازخورد نشان میدهد که کارکنان ارزشی برای ارائه به سازمان دارند. دانستن مسائل مربوط به عملکرد آنها می تواند به کارمندان کمک کند تا با شغل خود تعامل بیشتری داشته باشند. بررسی ها نشان می دهد40٪ از کارگران وقتی بازخورد کمتری میشنوند یا هیچ بازخوردی نمیشنوند، از کار خارج میشوند.
پرورش فرهنگ بازخورد در سازمان ها
HR برای شکلدهی جو محیط کار، از جمله پرورش فرهنگ بازخورد، نقش اساسی دارد.
در اینجا چند روش وجود دارد که منابع انسانی می تواند استفاده از بازخورد را پیاده سازی و تروی دهد:
- اطمینان حاصل کنید که مکانیسمهای بازخورد در سراسر سازمان وجود دارد: ممکن است زمان آن رسیده باشد که ساختار بررسی عملکرد سالانه را با رویکرد مربیگری مستمر برایمدیریت عملکرد جایگزین کنید.. وقتی مدیران به صورت هفتگی یا دو هفتهای یک به یک با کارمندان ملاقات میکنند، جریانی طبیعی ایجاد میکند و بازخورد را مرتبط نگه میدارد. همچنین باید فرصت هایی برای کارمندان وجود داشته باشد تا به یکدیگر و رهبران بازخورد ارائه دهند.
- ارائه آموزش در مورد بازخورد در محل کار: همه باید با بایدها و نبایدهای نحوه ارائه و دریافت بازخورد راه حل محور آشنا باشند. نوعی آموزش برای رهبران و اعضای تیم ضروری خواهد بود. این ممکن است شامل آموزش مدیران نحوه مربیگری و توضیح نحوه عملکرد فرآیند بازخورد به کارکنان باشد.
- بازخورد کارمندان را جمع آوری کرده و بر اساس آن عمل کنید: به کارمندان اجازه دهید تا از طریق نظرسنجی ها و گروه های متمرکز، در عملیات روزمره یا ابتکارات آتی نظرات خود را داشته باشند و از آنها برای ایجاد استراتژی ها و بهبودها استفاده کنید. حتماً به نحوه تأثیر مشارکت آنها بر تغییر اشاره کنید. مطالعاتنشان می دهد که اکثر کارگران از نقشها و صنایع مختلف مایل بودند زمانی که بازخورد آنها را میبینند فراتر از آنچه از آنها انتظار میرود انجام دهند.
- بازخورد را به فرآیندی ایمن تبدیل کنید: کارکنان باید احساس راحتی در دریافت و ارائه بازخورد داشته باشند. مدیران باید فضایی ایجاد کنند که از کارکنان استقبال کند تا در جلسات بازخورد آزادانه صحبت کنند و خودشان باشند. روشهای بازخورد ناشناس میتواند امنیت بیشتری را برای بیان پاسخهای معتبر به کارکنان بدهد.
- فرصتهای بازخورد عمومی را تشویق کنید: بحثهای گروهی بازخورد را آشکارا منتشر میکند و به کارمندان اجازه میدهد افکار خود را با یکدیگر و رهبران برای تقویت ارتباطات بیان کنند. جلسات تیم و شرکت برای جشن گرفتن دستاوردها، راهی عالی برای به اشتراک گذاشتن بازخورد مثبت با همه است.
منابع انسانی می تواند با الگوبرداری از شیوه های بازخورد، نمونه ای برای بقیه واحد های شرکت باشد. سیستم های بازخورد را برای تیم های منابع انسانی ایجاد کنید و از همه کارمندان در مورد خدمات منابع انسانی بازخورد دریافت کنید.
انواع مختلف بازخورد
بازخورد به اشکال مختلف ارائه می شود اما برخی از آنها بهتر از سایر روش ها هستند. بیایید به چندین نوع بازخورد و نحوه عملکرد آنها در محل کار نگاه کنیم:
-
بازخورد مثبت
بازخورد مثبت رفتاری را تأیید و تقویت می کند که نتایج مطلوب را ایجاد می کند. این راهی برای تشویق افراد به استفاده از نقاط قوت خود در حین انجام مسئولیتهایش است.
انواع بازخورد مثبت
- تمجید و قدردانی: این یک تمجید شفاهی برای کاری است که یک کارمند انجام داده است که موفق بوده و به نفع تیم یا سازمان او بوده است. می توان آن را به صورت خصوصی و فردی یا عمومی برای قدردانی از موفقیت یک فرد یا یک گروه ارائه کرد.
مثال: توجه شما به جزئیات مثال زدنی است. تشخیص خطا در این دادهها موجب جلوگیری از ساعت ها اتلاف وقت شد.
- بازخورد مبتنی بر عملکرد: این بازخورد خاص در مورد دستاوردهای ارائه شده در طول یک جلسهیک به یکیا یک جلسه رسمی بررسی عملکرد است..
مثال: “شما در این مورد که چقدر سریع نقش جدید خود را یاد می گیرید فراتر از انتظار بوده اید. سخت کوشی و تمایل شما به پرسیدن سوالات به من نشان می دهد که به گسترش دانش و توانایی های خود ادامه خواهید داد.”
تاثیر بازخورد مثبت بر کارکنان
جای تعجب نیست که بازخورد مثبت تأثیر مثبتی بر کارمندان دارد. اثرات آن عبارتند از:
- هنگامی که افراد می بینند که تلاش های آنها مورد توجه و قدردانی قرار می گیرد،تعامل کارکنان بهبود یافته است. بر اساس یک مطالعه گالوپ، 67 درصد از کارمندانی که معتقدند مدیرشان نقاط قوت آنها را می داند با کارشان عجین هستند
- بهره وری افزایش یافته زیرا کارکنان درک می کنند که برای برآورده کردن استانداردهای مورد انتظار چه کاری باید انجام دهند
- فرهنگ سازمانی قوی تر می شود، زیرا افراد در رشد و توسعه خود احساس حمایت می کنند.
به رهبران یادآوری کنید که اقدامات مثبت کارکنان را با اهداف و ارزش های سازمانی مرتبط کنند. روشن کنید که چگونه تلاش های خاص آنها در خدمت ماموریت شرکت است.
-
بازخورد سازنده
بازخورد سازنده از مشاهدات و توصیهها برای تمرکز بر زمینههای بهبودی استفاده میکند که به رشد و پیشرفت فرد کمک میکند. به جای اینکه قضاوت فرد باشد، بر کار متمرکز است.
مثال: “مهلت این پروژه به سرعت نزدیک می شود، اما شما به من از پیشرفت خود اطلاع نداده اید. اگر هر جمعه صبح به من یک به روز رسانی بدهید مفید خواهد بود. آیا این برای شما امکان پذیر است یا ایده دیگری دارید که ممکن است بهتر عمل کند؟
روش های ارائه بازخورد سازنده
تکنیک های زیادی برای ارائه بازخورد سازنده وجود دارد، مانند موارد زیر:
- بررسی همکاران
- بازخورد مکالمه همکار با همکار
- ارزیابی عملکرد
- بازخورد 360 درجه
- کوچینگو جلسات راهنمایی
- هدف گذاری و پیگیری
- تمرینات تیم سازی
- برنامه های توسعه حرفه ای
- نظرسنجی آنلاین و فرم های بازخورد.
نحوه ارائه بازخورد سازنده
منابع انسانی باید مدیران را در مورد نحوه ارتباط بازخورد سازنده راهنمایی کند. در اینجا چند نکته برای اطمینان از بازخورد سازنده موفق آورده شده است:
- از یک مشاهده خاص برای توصیف رفتار یا مهارتی که باید بهبود یابد استفاده کنید
- بصورت عینی عمل نمایید و کارمند را سرزنش نکنید یا اجازه ندهید احساسات شخصی شما در مورد آنها بر نحوه بیان بازخورد شما تأثیر بگذارد.
- راه حل های عملی برای اینکه چگونه یک کارمند می تواند بهبود یابد، پیشنهاد دهید
- از کارمند بپرسید که برای افزایش دانش یا تغییر رفتارشان به چه نوع حمایتی نیاز دارند
- به توانایی کارمند برای غلبه بر ضعف اعتماد کنید.
-
بازخورد منفی یا مخرب
بازخورد منفی به اشتراک گذاشتن افکار اصلاحی در مورد رفتارهای ناخوشایند با لحنی تحقیرآمیز و متهم کننده است. این به معنای نصیحت کردن کسی به خاطر اشتباهاتش بدون ارائه پشتیبانی است.
معمولاً بازخورد منفی با بازخورد سازنده اشتباه گرفته می شود، زیرا هر دو برای به چالش کشیدن و تغییر جهت دادن شخصی هستند. با این حال، آنها در واقع متضاد هستند. بازخورد منفی مخرب است و فرد را تنها با تمرکز بر عیوبش از تخریب می کند. بازخورد سازنده قصد دارد کسی را تشویق کند تا از اشتباهات خود درس بگیرد و وضعیت خود را بهبود بخشد.
نمونه هایی از بازخورد منفی/مخرب
جنبه های خاصی از بازخورد منفی آن را از سازنده متمایز می کند. در زیر ویژگی های بازخورد منفی با مثال ذکر شده است:
- عدم آگاهی از اطلاعات دقیق:“ارائه شما وحشتناک بود. دفعه بعد آن را به شیوه درست انجام دهید.”
- کینه ورزی شخصی: وقتی آن شوخی را در حین ارائه انجام دادید، مسخره به نظر می رسید.”
- نادیده گرفتن نکات مثبت: “گزارش یک فاجعه کامل است.”
- تعمیم بیش از حد: “شما هرگز کاری را به روش درست انجام نمی دهید.”
- عدم ارائه راه حل یا راهنمایی: “شما باید بفهمید که چگونه بهتر عمل کنید.”
- عدم موفقیت در توسعه افراد: “اگر نمی توانید این کار ساده را انجام دهید، شما فرد بی هدفی هستید.”
اثرات بازخورد منفی/مخرب بر کارکنان
بازخورد اکیدا منفی می تواند برخی از رفتارهای ناخواسته در محل کار، مانند آزار و اذیت را متوقف کند، اما معمولاً به خوبی دریافت نمی شود.
برخی از راههایی که بازخورد مخرب تأثیر منفی میگذارد شامل موارد زیر است:
- عدم بهبود: تحقیقانجام شده توسط داوطلبان دکترا در دانشکده بازرگانی هاروارد نشان داد که بازخورد منفی از همکاران به ندرت منجر به بهبود می شوند. در عوض، کارمندان در این مطالعه نقش خود را طوری تعدیل کردند که از همکاران منتقد دور شوند و با افرادی که ورودی مثبت بیشتری ارائه میدهند، شبکههایی تشکیل دهند.
- خستگی: یک مجله رفتار سازمانی نشان داد که کارکنانی که بازخورد منفی از سرپرست خود دریافت می کنند احساس شرم شخصی این منجر به خستگی عاطفی در پایان روز کاری می شود.
- روحیه پایین: کارمندانی که از بازخورد منفی احساس آسیب یا عصبانیت می کنند، روحیه آنها در مورد شغل و شرکت کاهش یافته است. آنها انگیزه کمتری برای عملکرد خوب خواهند داشت، به خصوص اگر برای یادگیری نحوه بهبود الهام یا حمایت نشده باشند.
-
بازخورد به روش کوچینگ
بازخورد کوچینگ یک رویکرد عملی است که در آن کوچ به عنوان راهنمای توسعه خودراهبر کوچی عمل می کند. کوچی گوش دادن فعال را تمرین می کند، سؤالات تأملی مطرح می کند و با مربی همکاری می کند تا استراتژی هایی برای موفقیت بهتر در نقش خود برنامه ریزی کند.
نمونه هایی از بازخورد مربیگری
بازخورد کوچینگ نباید برای مدیریت یا برای موقعیت هایی که نیاز به حمایت اضافی ندارند استفاده شود. با این حال، سناریوهای مختلفی وجود دارد که بازخورد به روش کوچینگ به خوبی کار می کند.
در اینجا چند نمونه آورده شده است:
- یک مدیر متوجه می شود که یک کارمند بارها و بارها دیر سر کار می آید و تلاش کمتری برای وظایف خود می کند. مدیر می تواند جلسات مربیگری را آغاز کند تا دریابد که چرا کارمند با مشکل مواجه است و به چه نوع حمایتی نیاز دارد تا به مسیر خود بازگردد.
- استخدام جدید هیچ تجربه ای با سیستم نرم افزاری شرکت ندارد. یک کارمند باتجربه را می توان تعیین کرد تا بفهمد منحنی یادگیری آنها کجاست و بینشی در مورد به حداکثر رساندن نرم افزار برای نقش خود ارائه دهد.
- یک کارمند آرزو دارد به سمت یک نقش نظارتی حرکت کند. مدیر آنها می تواند آنها را در مورد توانایی ها و تجربه هایی که باید کسب کنند راهنمایی کند و به آنها کمک کند فرصت هایی برای این کار پیدا کنند.
- یکشریک تجاری HR یا مربی خارجی میتواند با مدیری کار کند که میخواهد رفتارهای جدیدی ایجاد کند که به آنها کمک کند به عنوان یک رهبر رشد کنند.
روش های بازخورد موثر
اجرای استراتژی بازخورد بدون وجود چارچوبی چالش برانگیز است. پیروی از یک مدل بازخورد می تواند اطمینان حاصل کند که بازخورد موثر به طور یکنواخت در سراسر شرکت انجام می شود.
در اینجا به صورت مختصر پنج مدل بازخورد در محل کار ارایه شده است:
مدل SBI
مدل موقعیت-رفتار-تاثیر را می توان هم برای بازخورد مثبت و هم برای بازخورد سازنده استفاده کرد و دارای سه مرحله مختصر است:
- روشن کردنوضعیت یا موقعیت با جزئیات.
- توصیف عینیرفتارهای مشاهده شده.
- تبیینتأثیر رفتار (پیامدهای مثبت یا منفی).
مدل STAR
مدل موقعیت-وظیفه-عمل-نتیجه بازخورد واقعی متمرکز بر رفتار ارائه می دهد. اجزای آن عبارتند از:
- وضعیت/وظیفه: توضیح زمینه یک موقعیت یا کار.
- اقدام: ارائه جزئیات درباره نحوه مدیریت یک موقعیت.
- نتیجه: توصیف آنچه که اقدام باید به دست آورد و چرا مؤثر یا ناکارآمد بود.
مدل AID
مدل نتیجه مطلوب اقدام-تاثیر برای عملکرد ضعیف یا رفتار نادرست مناسب است. این بر رفتار متمرکز است، نه شخص، و از طریق سه عنصر عمل می کند:
- اقدام– ارائه نمونههای خاص از آنچه انجام شده یا انجام نشده است.
- تأثیر– توضیح اینکه این اقدام چگونه بر وضعیت تأثیر گذاشته است.
- نتیجه مطلوب– پیشنهاد کاری که می توان برای تغییر یا بهبود رفتار انجام داد.
مدل ساندویچ بازخورد
هدف مدل ساندویچ بازخورد ایجاد تعادل بین جنبه های مثبت و منفی بازخورد است. با شناخت نقاط قوت شروع می شود. بخش میانی برای اشاره به مناطق بهبود است. سپس با تأیید بر یک مورد مثبت دیگری به پایان می رسد. این بازخورد را خاص میکند، اما انتقاد را ملایمتر میکند و حمایتکنندهتر میشود. در واقع در این مدل بازخورد و نقد برای بهبود بین دو مورد مثبت بیان می شود.
مدل GROW
مدل هدف-واقعیت-گزینه-اراده با راهنمایی کارکنان از طریق مراحل زیر رویکرد مربیگری/مرشگری بیشتری را برای بازخورد اتخاذ می کند:
- هدف: تعیین آرزوهای آنها.
- واقعیت: شناسایی وضعیت فعلی و منابع موجود.
- گزینه ها: بررسی سناریوهای مختلف برای دستیابی به هدف.
- اراده: تعهد به برنامه و پاسخگویی برای رسیدن به هدف.
نکاتی برای ارائه بازخورد موثر
منابع انسانی باید نقش مشاوره ای در تشویق بازخورد در سراسر سازمان داشته باشد و برای ارائه کمک و راهنمایی مجهز باشد.
در اینجا چند نکته برای دانستن و به اشتراک گذاشتن نحوه ارائه بازخورد مؤثر وجود دارد:
- با بازخورد به موقع رفتار کنید: بازخورد زمانی بسیار مفید است که بتوان آن را به صورت مداوم یا بلافاصله پس از وقوع موقعیتی که نیاز به توجه دارد ارائه کرد.
- مکان مناسب ارائه بازخورد را انتخاب کنید: بازخورد مثبت را می توان به طور غیررسمی تقریباً در هر زمینه محل کار به اشتراک گذاشت. این می تواند یک اشاره مختصر به صورت فردی یا از طریق تمجید و قدردانی عمومی باشد.از سوی دیگر، بازخورد سازنده همیشه باید در یک محیط منزوی تر به اشتراک گذاشته شود. این باید یک به یک برای یک فرد و در یک گروه کوچک برای بازخورد تیم باشد.
- لحن مناسب برای بازخورد: لحن خنثی و حرفه ای را برای جلسات بازخورد حفظ کنید. اگر احساس میکنید درگیر خشم یا ناامیدی هستید، بازخوردی ارائه نکنید. دوستانه باشید، اما هنگام ارائه هر نوع بازخوردی خیلی معمولی یا خنده دار رفتار نکنید زیرا ممکن است غیر صادقانه به نظر برسید.
- اطمینان حاصل کنید که درک متقابل وجود دارد: به کارمند فرصت دهید تا در گفتگو شرکت کند و احساس کند شنیده می شود. قبل از پایان جلسه، نکات اصلی را که با کارمند صحبت کرده اید خلاصه کنید. ببینید آیا آنها بازخورد را تأیید می کنند و مراحل بعدی را درک می کنند.
کارمندان باید بدانند که چه کارهایی را به خوبی انجام می دهند و چه کاری را به صورت روتین انجام می دهند یا فاقد مهارت لازم در انجام آن هستند که موجب تنزل آن ها می شود. کارمندان زمانی می توانند پیشرفت کنند که مدیران بازخورد معنی داری را با آنها در میان بگذارند و سازمان ها فرهنگ بازخورد سالمی ایجاد کنند. منابع انسانی باید به عنوان قلب سازمان این جنبه حیاتی مدیریت عملکرد را با انواع مناسب بازخورد تشویق کنند از رهبران سازمانی در جهت تلاششان برای ارائه بازخورد سازنده حمایت نمایند. نبود مهارت در نحوه بازخورد دادن به کارکنان می تواند موجب نارضایتی از بسیاری از فرایندهای منابع انسانی مخصوصا مدیریت عملکرد باشد.
ترجمه: سعید زمانپور
منبع: aihr.com
