تیم هیبریدی چیست؟ نکاتی برای مدیریت تیم هیبریدی

امروزه شرکت ها متوجه این موضوع شده اند که کار ترکیبی و اجازه دادن به کارکنان برای انتخاب محل کار، کلید رضایت و بهره وری کارکنان است. در واقع، بیش از یک سوم کارمندان نسبت به کار ترکیبی/از راه دور به قدری احساس خوش آیند دارند که می‌گویند اگر امکان دور کاری برایشان مهیا نشود در همانجا کار را ترک می‌کنند و 62 درصد اظهار دارند که اگر حقوقشان 10 درصد یا بیشتر هم کاسته شود باز هم تمایل به دورکاری دارند.

با این حال، در طول چهار سال گذشته، تنها یک سوم از شرکت ها برای رفع نیاز های نیروی کار هیبریدی فناوری های خود را ارتقا داده اند. این مقاله به بررسی این می‌پردازد که تیم ترکیبی چیست و چگونه می‌توان آنها را به بهترین شکل مدیریت و پشتیبانی کرد.

تیم هیبریدی چیست؟

تیم های هیبریدی کار از خانه را با کار حضوری از دفتر یا یک فضای کار مشترک ترکیب می کنند. شرکت‌های ترکیبی می‌توانند سیاست‌هایی در محل کار ایجاد کنند که در آن انتظار می‌رود کارکنان چند روز در هفته به دفتر بیایند و روزهای دیگر از خانه کار کنند. یا، شرکت‌های ترکیبی می‌توانند از یک مدل انعطاف‌پذیرتر استفاده کنند و به کارمندان اجازه دهند هر جا که راحت هستند کار کنند، خواه در دفتر کار، کاملاً از خانه یا ترکیبی از این دو را انتخاب کنند. دو نوع تیم هیبریدی وجود دارد: ساختاریافته و بدون ساختار.

تیم‌های ترکیبی ساختاریافته در مقابل تیم‌های هیبریدی بدون ساختار

یک تیم ترکیبی ساختاریافته تیمی است که در آن سازمان تعیین می کند که کارمندان در چه روزهایی باید در دفتر حضور داشته باشند. به عنوان مثال، سه روز حضور در دفتر و دو روز از راه دور در طول یک هفته کاری، یک برنامه متداول تیم ترکیبی ساختاریافته است. مزیت یک تیم ترکیبی ساختاریافته این است که کارمندان دقیقاً می دانند چه زمانی هم تیمی ها قرار است در دفتر حضور داشته باشند، که به آنها زمان ثابتی برای همکاری و ایجاد سرمایه اجتماعی می دهد.

برخلاف تیم هیبریدی ساختاریافته، تیم‌های ترکیبی بدون ساختار تعیین نمی‌کنند که کارمندان چه روزهایی باید در دفتر حضور داشته باشند و هر فرد بر مبنای تمایل خودش در محل کار حاضر می شود و به کارکنان اجازه می دهد تا انعطاف پذیری بیشتری داشته باشند.

چرا آینده مشاغل بصورت کار هیبریدی است؟

در اوایل سال جاری، 50 درصد از کارگران مستقر در ادارات به دفتر کار بازگشتند و بسیاری از اقتصاددانان و کارشناسان منابع انسانی انتظار دارند که دفاتر کار بصورت کامل حضور کارکنان را ترجبه نخواهند کرد. برخی از شرکت‌ها قبلاً محل کار خود را به اندازه مناسب ارزیابی کرده‌اند تا با نیازهای جدید با ظرفیت پایین‌تر سازگار شوند. برخی نیز به فعالیت خارج از فضاهای همکاری مشترک و قابل رزرو روی آورده اند و برخی حتی به سمت فعالیت کاملاً از راه دور رفته اند .

کارمندان زمانی بیشترین بازدهی را دارند که بتوانند محل کار را انتخاب کنند و موقعیت کاری را انتخاب کنند که به بهترین وجه با شرایط زندگی و سبک کاری آنها همخوانی دارد. برخی از کارمندان خواهان تعاملات اجتماعی هستند در حالی که برخی دیگر می خواهند مستقل کار کنند. برخی از هیاهو و ازدحام دفتر کار حواسشان پرت می شود، در حالی که برخی دیگر هنگام کار از خانه به صدای موزیک گوش می دهند زیرا نمی توانند سکوت را تحمل کنند. والدین و یا کسانی که در خانه از سالمندان مراقبت می کنند ممکن است بابت انعطاف پذیری کار در خانه قدردان باشند، در حالی که کارمندان نسل Z از اجتماعی شدن و راهنمایی حضوری که از کار اداری ناشی می شود استقبال می کنند.

احساسات کارمندان به سمت دورکاری و هیبریدی تغییر کرده است . در سال 2023، 66 درصد از کارمندان گفتند که به طور تمام وقت در دفتر کار می کنند، اما تنها 22 درصد از آنها واقعاً می خواهند این کار را انجام دهند.

حرکت به سمت یک مدل کاری هیبریدی

بسیاری از شرکت ها در حال حاضر ابزارهایی را برای حرکت به یک مدل کاری ترکیبی در اختیار دارند. بیش از نیمی از شرکت‌های Fortune 500 از Zoom برای انجام امور تجاری استفاده می‌کنند و ابزارهایی مانند Microsoft Teams ، Google Workspace ، و Slack ویژگی‌هایی را برای تیم‌های هیبریدی ایجاد کرده‌اند تا بدون در نظر گرفتن موقعیت مکانی به‌صورت یکپارچه کار کنند.

هنگامی که یک استراتژی برای انتقال کسب و کار خود به یک مدل کاری ترکیبی تدوین می کنید، از این چک لیست برای ایجاد یک برنامه کار ترکیبی یا دورکاری استفاده کنید:

فن آوری
- چه کسی دسترسی دارد؟فناوری چگونه توزیع می شود؟ پشتیبانی فناوری اطلاعات برای کارگران هیبریدی چگونه است؟
ارتباط
- انتظارات از کارمندان دورکاری و هیبریدی چیست؟آیا روزهای بدون جلسه یا هفته کاری کوتاه تر را اجرا خواهید کرد؟
مزایا + سیاست ها
- به این فکر کنید که اینها چگونه بر اساس قوانین و مقررات خاص کشور، تفاوت های منطقه ای و برابری در مزایا متفاوت هستند.
فرهنگ
- چگونه تجربه کارمندان را حفظ می کنید و به عنوان یک سازمان هیبریدی فرهنگ ایجاد می کنید؟به این فکر کنید که چگونه می توانید بودجه و ساعات کار کارکنان را برای رفع نیازهای جدید کارکنان توزیع کنید.
محل کار دفتر
- کار ترکیبی چگونه بر استفاده از محل کار و نیازهای املاک و مستغلات تأثیر می گذارد؟بر اساس میزان نیاز به محل کار میتوان ملک مورد نظر را بررسی و انتخاب کرد

یک تیم هیبریدی کارآمد چگونه به نظر می رسد؟

در حالی که ویژگی های پویایی تیم فردی برای هر تیم منحصر به فرد است، برخی از ویژگی های پایدار وجود دارد که هر سازمان هیبریدی موفقی دارد. این خصوصیات عبارتند از:

1. کارکنان و مدیران حاضر در محل کار

یک تیم هیبریدی واقعاً موفق باید کارکنانی داشته باشد که بیشتر وقت خود را در دفتر کار بگذرانند. این کارمندان اتصال اولیه کارکنان دورکار به محل کار هستند. مدیران حاضر در محل باید اطمینان حاصل کنند که سازمان آنها در حال سرمایه گذاری و استفاده از فناوری هیبریدی است تا اطمینان حاصل شود که کارکنان دورکار همه آنچه را که برای همکاری آسان با هر کسی در دفتر نیاز دارند را در دسترس دارند.

2. کارکنان دور کار

کارمندانی که یک تیم معمولی حضوری را به یک تیم ترکیبی تبدیل می‌کنند، کسانی هستند که بیشتر وقت خود را از راه دور صرف کار می‌کنند. کارمندان دور کار باید از فناوری هیبریدی مانند ویدئو کنفرانس و نرم افزار پیام رسان استفاده کنند تا با همکاران خود در دفتر کار به روش های طبیعی و موثر ارتباط برقرار کنند.

حقیقت این است که برخی از افراد در کار از راه دور بهتر از دیگران هستند. در واقع، ویژگی های خاصی وجود دارد که مدیران جذب باید در هنگام استخدام برای نقش‌های دور کاری در نظر داشته باشند.

3. مدیران هیبریدی

داشتن یک مدیر برای کمک به موفقیت تیم هیبریدی شما مهم است. تیم‌های هیبریدی با چالش‌های منحصربه‌فردی مانند برنامه‌های کاری ناهمزمان، سوگیری نزدیکی ، و جدایی از فرهنگ و ارتباط شرکت روبرو هستند. یک مدیر هیبریدی می‌تواند از نزدیک با کارمندان داخل دفتر و کارمندان از راه دور کار کند تا از این چالش‌های رایج جلوتر بماند و مطمئن شود که کارمندان ابزارهای مورد نیاز برای موفقیت در هر کجا که برای کار انتخاب می‌کنند را دارند. درست همانطور که کار ترکیبی یک مهارت است که می توان آن را آموخت و بهبود داد، مدیریت هیبریدی نیز می تواند.

نحوه مدیریت یک تیم هیبریدی

مدیریت یک تیم هیبریدی پیچیده‌تر از مدیریت یک تیم کاملاً حضوری – یا یک تیم کاملاً از راه دور است . در کار هیبریدی با توجه به ویژگی که دارد نیاز به انعطاف‌پذیری و سازگاری است، اما با فناوری کنفرانس ویدیویی هوشمند ، بسته‌های مزایای هدفمند، و فرهنگ شفافیت و ارتباطات، هر کارمند در تیم شما می‌تواند پیشرفت کند.

در اینجا نحوه اداره یک تیم هیبریدی موفق آورده شده است :

بسته های مزایا را به روز کنید تا نیازهای همه کارکنان را منعکس کند

وجود باشگاه ورزشی در محل شرکت و کمک هزینه پارکینگ کارایی زیادی برای کارمندان دور کار ندارد، بنابراین بسته‌های مزایای متمایز ایجاد کنید که کیفیت زندگی را هم برای کارکنان در محل و هم برای کارکنان از راه دور بهبود ‌بخشد.

به عنوان مثال، یک کمک هزینه سلامت جسمانی برای کارمندان در نظر بگیرید تا در باشگاه ها یا کلاس ها از آن استفاده کنند، و برای کارمندان از راه دور برای بهبود فضای کاری خود، کمک هزینه دفتر کاری در منزل را در نظر بگیرید. همچنین، اطمینان حاصل کنید که کارمندان دور کار دارای پوشش مراقبت های بهداشتی هستند که آنها را به بهترین ارائه دهندگان خدمات درمانی و مراقبتی محل سکونتشان متصل می کند.

معیارهایی برای ارتقاء ایجاد کنید تا همه کارکنان بدانند چگونه رشد کنند

49 درصد از کارمندان دور کار احساس می کنند که مدیران آنها را نسبت به همتایان حضوری خود کمتر سختکوش می دانند . با ایجاد مسیرهای ترفیع با نقاط عطف و مسئولیت‌های مشخص برای هر کارمند، خواه آنها عمدتاً در دفتر باشند یا بصورت دورکار، با این ترس مقابله کنید.

رویدادهای اجتماعی مجازی و گردهمایی های گاه به گاه حضوری را برنامه ریزی کنید

پیوندهای تیمی را با جلسات هیبریدی منظم و غیررسمی تقویت کنید تا افراد با یکدیگر آشنا شوند و جلسات حضوری را به صورت دوره ای برنامه ریزی کنند.

فناوری کنفرانس ویدئویی را ارتقا دهید

کارمندان دور کار گزارش می دهند که به دلیل فناوری کنفرانس ویدئویی ضعیف ، برقراری ارتباط در جلسات هیبریدی دشوارتر هستند . آخرین باری که مجموعه فناوری تیم هیبریدی خود را بررسی کرده اید چه زمانی بود؟ از تیم خود بازخورد دریافت کنید و در مورد فناوری های مرتبط با دورکاری تجدید نظر کنید.

جلسات هیبریدی را آسان کنید

ارتباطات کلید موفقیت تیم های هیبریدی است. ملاقات را برای تیم خود آسان کنید خواه این یک تماس ویدیویی سریع، پیام فوری بین کارمندان در مناطق زمانی مختلف، سالن اجتماعات یا جلسه هیئت مدیره در مکان‌های اداری مختلف باشد.

ارتباطات تیمی هیبریدی

فرهنگ تیمی فعال، شفاف و ارتباطی ایجاد کنید. تیم های هیبریدی و از راه دور باید تاکید بیشتری بر ارتباطات و همکاری واضح داشته باشند و این از رهبری شروع می شود. ارزش گذاشتن به استقلال و اعتماد به کارمندان برای انجام کارشان، اساس کار هیبریدی موفق است.

اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان احساس ارزشمندی می کنند و کمک های آنها به تیم مورد توجه و قدردانی قرار می گیرد. جلسات یک به یک را به صورت هفتگی یا دوهفته‌ای برنامه‌ریزی کنید که در آن مدیران فقط می‌توانند با گزارش‌های مستقیم، چه حضوری و چه در تماس ویدیویی، تعامل کنند تا اولویت‌ها، دستاورد ها و زمینه‌های بهبود را بررسی کنند.

همچنین تعیین هنجارهای تیم در مورد ارتباطات مهم است: چه چیزی باید به عنوان ایمیل ارسال شود؟ چه نوع مکالماتی نسبت به تماس های ویدیویی بهتر است؟ به‌علاوه، برای بازگرداندن ایمیل‌ها و پیام ها، انتظار زمانی را برای کل تیم تعیین کنید – برای مثال، یک یا دو ساعت برای مسائل فوری و نیم روز کاری برای پیام‌های غیر فوری.

و اگر تیم شما کاری را انجام می دهد که می تواند به صورت ناهمزمان انجام شود، در مورد تفاوت های ظریف کار ناهمزمان و اینکه چگونه تیم های هیبریدی می توانند از این رویکرد بهره ببرند، بیاموزید.

نکاتی برای حمایت و انگیزه دادن به تیم های هیبریدی

از ابزارهایی برای متصل نگه داشتن تیم هیبریدی خود و نظارت بر تعامل آن ها استفاده کنید.
به طور منظم بازخورد از تیم خود جمع آوری کنید.
به مرور زمان فرهنگ سازی کنید و پذیرای پیشنهادات باشید.
به عنوان یک رهبر انتقاد پذیر و شفاف باشید.
مرخصی بگیرید و تیم خود را تشویق کنید که همین کار را انجام دهد.
زمانی را برای تیم سازی اختصاص دهید.
پیروزی ها را با هم جشن بگیرید و شکست ها را با هم مرور کنید.

یک رهبر تیم هیبریدی با با ویژگی های شمول، تنوع و برابری

رهبری یک تیم هیبریدی مستلزم درک جدیدی از تنوع، برابری و شمول (DEI) است. کار از راه دور و ترکیبی به دسترسی بیشتر در محل کار کمک می کند، اما برای اینکه یک رهبر فراگیر باشید، باید بدانید که چگونه به هر یک از اعضای تیم خود حمایت فردی خود را بدهید.

از مشاوران و متخصصان DEI برای کمک به ایجاد یک محیط کاری هیبریدی عادلانه کمک بگیرید – آنها ممکن است شکاف هایی را در محیط کار شما که ممکن است تا به حال ندیده اید را کشف کنند.

راه حل های فن آوری تیم هیبریدی

یکی از مهم‌ترین گام‌ها در ایجاد یک محیط کاری هیبریدی مولد و عادلانه، در نظر گرفتن فراگیر بودن برای همه جلسات است. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان احساس می کنند دیده شده و شنیده می شوند. فناوری جلسات مجازی خود را به سیستمی که مخصوص جلسات هیبریدی ساخته شده است ارتقا دهید.

تیم های هیبریدی باید در موارد زیر سرمایه گذاری کنند:

برنامه‌های کنفرانس ویدیویی:به دنبال یک پلتفرم کنفرانس ویدیویی باشید که تاخیر نداشته باشد، هر کسی بتواند از آن استفاده کند، امکان ضبط را فراهم کند و در سطح جهانی در دسترس باشد.
دوربین‌های کنفرانس ویدیویی برای مکان‌های جلسه:دوربین کنفرانس ویدیویی شما باید قابلیت اتصال و پخش داشته باشد و هوشمند باشد، بنابراین جلسات ترکیبی می‌توانند در چند ثانیه شروع شوند، نه چند دقیقه. و کارمندان حضوری تحت فشار فنی تلاش برای راه اندازی دوربین قرار نمی گیرند.
پلتفرم‌های رزرو اتاق:اپلیکیشن‌هایی در رابطه با رزرو میز یا اتاق جلسه را برای کارمندان در هنگام حضور در دفتر آسان‌تر می‌کنند.
برنامه‌های پیام‌رسان:پلت‌فرم‌های پیام‌رسان گزینه‌هایی برای کاربران دارند تا ساعات کاری خود را تنظیم کنند، منطقه زمانی خود را نشان دهند، تماس صوتی یا تصویری سریعی داشته باشند و تعداد زیادی برنامه برای پشتیبانی از کار ناهمزمان اضافه کنند.